Brzo, kratko, sažeto, pregledno i jasno napisan e-mail sigurno će imati učinka!
Natipkati službeni e-mail vjerojatno vam je već dio svakodnevice i možda, ne znajući, ponavljate iste greške koje ne primjećujete. Sigurno se ne želite osramotiti pred šefovima, poslovnim partnerima, kolegama ili mušterijama. Stoga pripazite na neke od ovih pravila i savjeta te impresionirajte sve kolege svojim stručnim i pismenim e-mailom!
1. Oslovljavanje.
a) ako vam ime osobe kojoj šaljete e-mail i/ili spol nisu poznati:
Poštovani/poštovana,
b) ako vam je poznato ime osobe, ali ne poznajete se osobno:
Poštovani gospodine Matiću, Poštovana gospođo Matić,
c) nakon što se poslovno povežete ili osobu već poznajete osobno:
Dragi Marine, Draga Marija,
Važno je napomenuti da nakon pozdrava stavite ZAREZ, nikako uskličnik ili točku!
2. Prazan red nakon pozdrava, a rečenica u nastavku malim početnim slovom.
Ne zaboravite ostaviti minimalno jedan prazan red nakon pozdrava/oslovljavanja osobe kojoj šaljete e-mail!
Također, prva riječ koja slijedi nakon pozdrava piše se malim početnim slovom osim ako se radi o osobnoj imenici ili riječi koja se inače piše velikim početnim slovom.
3. Razlikujte kada trebate upotrijebiti zamjenicu Vi (iz poštovanja), a kada vi (obraćanje skupini osoba)
Kada se u e-mailu obraćate jednoj osobi, zamjenicu Vi (Vam, Vama, Vas) pišete velikim slovom.
Poštovana gospođo Matić,
u nastavku na naš telefonski razgovor, šaljem Vam popis robe koji ste zatražili.
Poštovani kupci,
želim vas obavijestiti da obavezno pročitate upute iz priloga.
Međutim, ako mail šaljete na neku generalnu adresu i ne znate točno kome se obraćate, UVIJEK vi pišete malim slovom.
4. Pišite što kraće i jednostavnije rečenice.
Vrlo je vjerojatno da gotovo svaka osoba dnevno primi više od 20 e-mailova. Olakšajte joj time da vrlo brzo iz vašeg maila shvati o čemu se radi i što od nje želite. Svi će vam biti zahvalni ako ne moraju tražiti dodatna objašnjenja od vas jer nisu shvatili poruku ili tražiti informacije koje ste već trebali navesti.
Brzo, kratko, sažeto, pregledno i jasno napisan e-mail sigurno će imati učinka!
5. Odvajajte paragrafe i naglasite ono što je važno.
Kako biste dodatno naglasili bitne dijelove teksta, poželjno ih je podebljati ili odvojiti u posebne paragrafe ili natuknice. U e-mail možete staviti i sliku koja će dodatno privući čitatelja i skrenuti mu pozornost na najvažniji podatak ili na cilj vaše poruke.
U svakom slučaju, korisno je barem minimalno formatirati tekst radi bolje preglednosti.
6. Pišite samo najbitnije informacije, ostatak priložite kao vizualno privlačan pdf dokument.
Kao što smo već rekli: brzo, kratko, sažeto, pregledno i jasno!
Ako pak imate puno informacija za napisati, predlažemo da sažmete najbitnije u sam e-mail i date si truda kreirati pregledan dokument koji će sadržavati ostatak informacija te ga dodati e-mailu kao prilog.
Kako to napraviti?
Predlažemo 3 načina:
a) Microsoft Excel – ovisno o tome koje podatke trebate prikazati, Microsoftov program Excel može vam biti od velike pomoći kada su u pitanju popisi, brojke, iznosi i slično.
b) Microsoft Word – Word isto nudi razne kvalitetno dizajnirane predloške u koje samo morate dodati svoj tekst i dokument već izgleda puno preglednije i kreativnije!
c) Canva.com – Canva je jednostavan online alat za grafički dizajn u kojemu možete samo izabrati izgled dokumenta s raznim motivima i uzorcima te u njega dodati svoj tekst.
7. Prilagodite stil pisanja prigodi i namjeni e-maila.
Uvijek imajte na umu za koga je namijenjen e-mail i što s njim želite postići pa tomu prilagodite stil pisanja. Primjerice, ako e-mail pišete potencijalnom kupcu, nećete ga sigurno pozdraviti s „Bok!“ i pisati žargonskim jezikom (osim ako ne predstavljate Bonbon).
8. Nemojte okolišati.
Već u prvoj rečenici (ako ne i u naslovu) čitatelju treba biti jasno zašto je od vas primio e-mail i što od njega tražite ili koju mu informaciju želite pružiti. Uvodi od dvije rečenice nepotrebni su i zamaraju čitatelja.
9. Pristojno pozdravite osobu na kraju e-maila!
Nikada nemojte zaboraviti završni pozdrav. On bi trebao biti u skladu s početnim pozdravom. Ako ste e-mail započeli s Poštovani, možete ga završiti primjerice s Lijep pozdrav, Srdačan pozdrav ili S poštovanjem. Ako je stil nešto opušteniji, možete napisati Puno pozdrava ili samo Pozdrav.
Predlažemo da pozdravu dodate nešto kao Ugodan ostatak dana ili Želim Vam ugodan vikend. Malo osobnosti i simpatičnosti na kraju nikada ne škodi. ?
10. UVIJEK se potpišite.
Uvijek se potpišite punim imenom i prezimenom, a dobro je nakon toga staviti i dodatne informacije kao što su npr. titula, tvrtka koju predstavljate ili ako ste student, godinu studija i smjer. Korisno je staviti i broj telefona kako bi vas osoba mogla kontaktirati brzo i jednostavno u slučaju dodatnih pitanja.
Za kraj bismo samo naglasili da službeni e-mail UVIJEK mora biti gramatički ispravan kako bi vas predstavio u najboljem svjetlu. Ako niste sigurni u njegovu ispravnost, zamolite nekoga da ga pregleda i predloži izmjene.
Uvijek nam se možete obratiti za pomoć i jezični savjet, a možete zatražiti i uslugu lekture ili grafičkog dizajna na info@sinonim.hr. ?
