Pojam poslovna komunikacija obuhvaća prenošenje informacija u pisanom i govornom obliku u svrhu provedbe različitih poslovnih aktivnosti.
Pismeno izražavanje vrlo je važno u poslovnoj komunikaciji i jedan je od najčešćih oblika komunikacije s poslovnim partnerima i kolegama unutar poduzeća. Za razliku od usmene, pisana poslovna komunikacija ostavlja trag, može se čuvati, dopunjavati i može poslužiti kao dokaz u ostvarivanju prava.
Najveći su nedostaci pisane poslovne komunikacije izostanak značajki verbalne komunikacije i relativna sporost u odnosu na izravnu verbalnu komunikaciju, što otežava davanje naknadnih objašnjenja, postavljanje pitanja te dovodi do opasnosti od nesporazuma. Kako bi se izbjegli navedeni nedostaci, vrlo je važno planirati poslovnu komunikaciju te uređivati tekstove uz nekoliko naknadnih čitanja prije dospijeća primatelju.
Prednosti pisane poslovne komunikacije u usporedbi s usmenim izražavanjem su:
• efikasan i povoljan način komuniciranja
• dovoljno vremena za pripremu i osmišljavanje poruke (pisma) pošiljatelja
• mogućnost čuvanja i podsjećanja na sadržaj poruke.
Budući da korištenje elektroničke pošte ne zahtijeva napredna znanja informatičkih tehnologija, jedan je od najčešćih komunikacijskih alata u današnjem poslovnom svijetu. Zbog svakodnevne i učestale komunikacije, brojni poduzetnici ovaj oblik komunikacije ne shvaćaju dovoljno ozbiljno, bez obzira na to što ga koriste svakodnevno. Prosječan poslovni korisnik dnevno primi i pošalje i po nekoliko desetaka e-mail poruka i vrlo često nema vremena prilikom pisanja pripaziti na gramatičke pogreške, tipfelere i strukturu pisanih rečenica.
Kako bi pogreške prilikom sastavljanja e-mail poruka bile svedene na najmanju mjeru, vrlo je važno voditi računa o nekoliko osnovnih pravila koja su navedena u nastavku.
• Naslov poruke – vrlo bitan element i uvijek ga morate napisati. Razlog je jednostavan: sugovornik već u samom naslovu može odgonetnuti sadržaj poruke i procijeniti koliko mu je poruka bitna u datom trenutku. Također, naslov poruke uvelike olakšava pretragu e-mail poruka u budućnosti.
• Sadržaj poruke – mora biti jasan, kratak i nedvosmislen. Bez puno okolišanja napišite sve što je bitno za primatelja, a ako su potrebna posebna pojašnjenja, pitanja i pregovori, najbolje bi bilo organizirati poslovni sastanak. Kada se nekome obraćate po prvi puta, ukratko predstavite sebe i svoju tvrtku, a zatim opišite sam predmet poruke (ono zbog čega se obraćate primatelju) ili postavite upit. Kada odgovarate na poruke, uvijek izbjegavajte šablonske odgovore te se drugoj strani obraćajte osobnim, pristupačnim, ali poslovnim tonom.
• Pravopis i oblikovanje teksta – ako želite ostaviti dojam pismenosti, uljudnosti i profesionalnosti, radi se o nekoliko vrlo bitnih stavki. Posebnu pažnju obratite na pogreške koje nikako ne biste smjeli napraviti. Korištenje tiskanih slova znači vikanje ili obraćanje povišenim tonom i zasigurno nije poželjno u vašoj poslovnoj komunikaciji. Početno slovo u riječi „Vaš/Vaša“ može biti veliko isključivo ako se nekome obraćate u jednini. Kako bi vaša poruka izgledala pregledno, koristite odlomke te izbjegavajte pisanje cijele poruke u jednom odlomku zbog otežanog čitanja na mobitelu ili tabletu (sve češći uređaji za primanje takvih poruka).
• Pozdrav i potpis – uvijek ih napišite, na kraju svake e-mail poruke. U poslovnoj komunikaciji izbjegavajte neformalne pozdrave poput „Lp“ i „Pozz“. Skraćeni pozdravi ne ostavljaju dojam profesionalnosti te se čini kao da niste imali dovoljno vremena ili volje napisati puni pozdrav. Potpišite se ispod svake poruke koju šaljete, a ukoliko ste sa sugovornikom već izmijenili nekoliko poruka, dovoljno je napisati svoje ime na kraju.
• Provjera prije slanja svake e-mail poruke neophodna je. Provjerite nekoliko puta poruku koju ste napisali, uključite provjeru pravopisnih pogrešaka u internet pregledniku – drugim riječima, napravite sve kako bi pravopisne pogreške bile svedene na minimum.
Elektroničke poruke koristimo u svakodnevnoj komunikaciji s poslovnim partnerima. Vrlo je važno da su pravilno napisane, pogotovo ako je prvi kontakt s potencijalnim poslovnim partnerom ostvaren putem elektroničke pošte, jer upravo ta prva poruka predstavlja vašu tvrtku, proizvode i/ili usluge koje mu predstavljate.
