Naučite ova jednostavna pravila pomoću naše tablice, napišite e-mail na engleskom jeziku kao profesionalac i impresionirajte ih svojim znanjem!

Možda se do sada niste često susretali s komunikacijom na engleskom jeziku, ali vjerujemo da će se to vrlo brzo promijeniti. Budite spremni za nove izazove u poslovnom svijetu i naučite savršeno napisati e-mail na engleskom jeziku!

Svaki stil e-maila na engleskom jeziku potrebno je prilagoditi ovisno o tome o kojem je primatelju riječ. Možda se nalazite u prilici da trebate komunicirati s poslovnim partnerima, kupcima, korisnicima, dobavljačima, ali i s poznanicima. Sigurno ćete barem jednom morati napisati i prigovor ili upit na engleskom jeziku.

Kao i u hrvatskom jeziku, e-mail na engleskom možemo podijeliti na tri glavna dijela.

     1. Prvi je na redu početni pozdrav i oslovljavanje.

Ono što ćete ovdje napisati ovisi o tome komu šaljete, odnosno poznajete li osobu ili ne te radi li se o formalnom, manje formalnom ili neformalnom stilu. Upute možete vidjeti u tablici ispod.

     2. Nakon toga slijedi sam tekst e-maila koji biste trebali podijeliti na:

     3. Na kraju je naravno završni pozdrav koji također ovisi o tome komu šaljete te o stilu pisanja.

Primjere pozdrava također obavezno pogledajte u tablici!

Sada dolazimo do NAJVAŽNIJEG dijela – pravila pisanja e-maila s obzirom na formalnost, odnosno s obzirom na to komu šaljete e-mail.

Da ne bismo ulazili u prevelika objašnjavanja, složili smo vam preglednu tablicu u nastavku koja sadrži sva pravila i najčešće korištene fraze.

mail blog

Primjer formalno napisanog e-maila:

Dear Sir or Madam,

I hope this email finds you well.

My name is Ivana and I'm writing in order to inform you about services we offer.

Our services include translation, proofreading, localization, subtitling and desktop publishing.

You can contact us at any time with your enquiry.

I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

Ivana Rajković

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Primjer manje formalnog stila:

Dear Igor,

How are things? Long time no hear.

I am writing you about that project we worked on last December. Can you send me your notes again?

Thank you in advance!

Best regards,

Ivana

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Primjer neformalno napisanog e-maila:

Hi Igor,

Are you okay today?

Please come to my party tonight, it will be awesome! ?

See you soon,

I.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Jednostavno si spremite ovu tablicu i imajte je pri ruci svaki put kad se susrećete s pisanjem e-maila na engleskom jeziku i možete biti sigurni da ćete u tome biti uspješni!

Uvijek nam se možete obratiti za savjet na info@sinonim.hr. 🙂

Brzo, kratko, sažeto, pregledno i jasno napisan e-mail sigurno će imati učinka!

Natipkati službeni e-mail vjerojatno vam je već dio svakodnevice i možda, ne znajući, ponavljate iste greške koje ne primjećujete. Sigurno se ne želite osramotiti pred šefovima, poslovnim partnerima, kolegama ili mušterijama. Stoga pripazite na neke od ovih pravila i savjeta te impresionirajte sve kolege svojim stručnim i pismenim e-mailom!

       1.  Oslovljavanje.

a) ako vam ime osobe kojoj šaljete e-mail i/ili spol nisu poznati:

Poštovani/poštovana,

b) ako vam je poznato ime osobe, ali ne poznajete se osobno:

Poštovani gospodine Matiću,        Poštovana gospođo Matić,

c) nakon što se poslovno povežete ili osobu već poznajete osobno:

Dragi Marine,           Draga Marija,

Važno je napomenuti da nakon pozdrava stavite ZAREZ, nikako uskličnik ili točku!

       2. Prazan red nakon pozdrava, a rečenica u nastavku malim početnim slovom.

Ne zaboravite ostaviti minimalno jedan prazan red nakon pozdrava/oslovljavanja osobe kojoj šaljete e-mail!

Također, prva riječ koja slijedi nakon pozdrava piše se malim početnim slovom osim ako se  radi o osobnoj imenici ili riječi koja se inače piše velikim početnim slovom.

       3. Razlikujte kada trebate upotrijebiti zamjenicu Vi (iz poštovanja), a kada vi (obraćanje skupini osoba)

Kada se u e-mailu obraćate jednoj osobi, zamjenicu Vi (Vam, Vama, Vas) pišete velikim slovom.

Poštovana gospođo Matić,

u nastavku na naš telefonski razgovor, šaljem Vam popis robe koji ste zatražili.

Poštovani kupci,

želim vas obavijestiti da obavezno pročitate upute iz priloga.

Međutim, ako mail šaljete na neku generalnu adresu i ne znate točno kome se obraćate, UVIJEK vi pišete malim slovom.

       4. Pišite što kraće i jednostavnije rečenice.

Vrlo je vjerojatno da gotovo svaka osoba dnevno primi više od 20 e-mailova. Olakšajte joj time da vrlo brzo iz vašeg maila shvati o čemu se radi i što od nje želite. Svi će vam biti zahvalni ako ne moraju tražiti dodatna objašnjenja od vas jer nisu shvatili poruku ili tražiti informacije koje ste već trebali navesti.

Brzo, kratko, sažeto, pregledno i jasno napisan e-mail sigurno će imati učinka!

     

minimalism-241876_960_720

       5. Odvajajte paragrafe i naglasite ono što je važno.

Kako biste dodatno naglasili bitne dijelove teksta, poželjno ih je podebljati ili odvojiti u posebne paragrafe ili natuknice. U e-mail možete staviti i sliku koja će dodatno privući čitatelja i skrenuti mu pozornost na najvažniji podatak ili na cilj vaše poruke.

U svakom slučaju, korisno je barem minimalno formatirati tekst radi bolje preglednosti.

       6. Pišite samo najbitnije informacije, ostatak priložite kao vizualno privlačan pdf dokument.

Kao što smo već rekli: brzo, kratko, sažeto, pregledno i jasno!

Ako pak imate puno informacija za napisati, predlažemo da sažmete najbitnije u sam e-mail i date si truda kreirati pregledan dokument koji će sadržavati ostatak informacija te ga dodati e-mailu kao prilog.

Kako to napraviti?

Predlažemo 3 načina:

a) Microsoft Excel – ovisno o tome koje podatke trebate prikazati, Microsoftov program Excel može vam biti od velike pomoći kada su u pitanju popisi, brojke, iznosi i slično.

b) Microsoft Word – Word isto nudi razne kvalitetno dizajnirane predloške u koje samo morate dodati svoj tekst i dokument već izgleda puno preglednije i kreativnije!

c) Canva.comCanva je jednostavan online alat za grafički dizajn u kojemu možete samo izabrati izgled dokumenta s raznim motivima i uzorcima te u njega dodati svoj tekst.

       7. Prilagodite stil pisanja prigodi i namjeni e-maila.

Uvijek imajte na umu za koga je namijenjen e-mail i što s njim želite postići pa tomu prilagodite stil pisanja. Primjerice, ako e-mail pišete potencijalnom kupcu, nećete ga sigurno pozdraviti s „Bok!“ i pisati žargonskim jezikom (osim ako ne predstavljate Bonbon).

       8. Nemojte okolišati.

Već u prvoj rečenici (ako ne i u naslovu) čitatelju treba biti jasno zašto je od vas primio e-mail i što od njega tražite ili koju mu informaciju želite pružiti. Uvodi od dvije rečenice nepotrebni su i zamaraju čitatelja.

   

       9. Pristojno pozdravite osobu na kraju e-maila!

Nikada nemojte zaboraviti završni pozdrav. On bi trebao biti u skladu s početnim pozdravom. Ako ste e-mail započeli s Poštovani, možete ga završiti primjerice s Lijep pozdrav, Srdačan pozdrav ili S poštovanjem. Ako je stil nešto opušteniji, možete napisati Puno pozdrava ili samo Pozdrav.

Predlažemo da pozdravu dodate nešto kao Ugodan ostatak dana ili Želim Vam ugodan vikend. Malo osobnosti i simpatičnosti na kraju nikada ne škodi. ?

       10. UVIJEK se potpišite.

Uvijek se potpišite punim imenom i prezimenom, a dobro je nakon toga staviti i dodatne informacije kao što su npr. titula, tvrtka koju predstavljate ili ako ste student, godinu studija i smjer. Korisno je staviti i broj telefona kako bi vas osoba mogla kontaktirati brzo i jednostavno u slučaju dodatnih pitanja.

Za kraj bismo samo naglasili da službeni e-mail UVIJEK mora biti gramatički ispravan kako bi vas predstavio u najboljem svjetlu. Ako niste sigurni u njegovu ispravnost, zamolite nekoga da ga pregleda i predloži izmjene.

Uvijek nam se možete obratiti za pomoć i jezični savjet, a možete zatražiti i uslugu lekture ili grafičkog dizajna na info@sinonim.hr. ?

Pojam poslovna komunikacija obuhvaća prenošenje informacija u pisanom i govornom obliku u svrhu provedbe različitih poslovnih aktivnosti.

Pismeno izražavanje vrlo je važno u poslovnoj komunikaciji i jedan je od najčešćih oblika komunikacije s poslovnim partnerima i kolegama unutar poduzeća. Za razliku od usmene, pisana poslovna komunikacija ostavlja trag, može se čuvati, dopunjavati i može poslužiti kao dokaz u ostvarivanju prava.

Najveći su nedostaci pisane poslovne komunikacije izostanak značajki verbalne komunikacije i relativna sporost u odnosu na izravnu verbalnu komunikaciju, što otežava davanje naknadnih objašnjenja, postavljanje pitanja te dovodi do opasnosti od nesporazuma. Kako bi se izbjegli navedeni nedostaci, vrlo je važno planirati poslovnu komunikaciju te uređivati tekstove uz nekoliko naknadnih čitanja prije dospijeća primatelju.

Prednosti pisane poslovne komunikacije u usporedbi s usmenim izražavanjem su:

efikasan i povoljan način komuniciranja
dovoljno vremena za pripremu i osmišljavanje poruke (pisma) pošiljatelja
mogućnost čuvanja i podsjećanja na sadržaj poruke.

Budući da korištenje elektroničke pošte ne zahtijeva napredna znanja informatičkih tehnologija, jedan je od najčešćih komunikacijskih alata u današnjem poslovnom svijetu. Zbog svakodnevne i učestale komunikacije, brojni poduzetnici ovaj oblik komunikacije ne shvaćaju dovoljno ozbiljno, bez obzira na to što ga koriste svakodnevno. Prosječan poslovni korisnik dnevno primi i pošalje i po nekoliko desetaka e-mail poruka i vrlo često nema vremena prilikom pisanja pripaziti na gramatičke pogreške, tipfelere i strukturu pisanih rečenica.

Kako bi pogreške prilikom sastavljanja e-mail poruka bile svedene na najmanju mjeru, vrlo je važno voditi računa o nekoliko osnovnih pravila koja su navedena u nastavku.

Naslov poruke – vrlo bitan element i uvijek ga morate napisati. Razlog je jednostavan: sugovornik već u samom naslovu može odgonetnuti sadržaj poruke i procijeniti koliko mu je poruka bitna u datom trenutku. Također, naslov poruke uvelike olakšava pretragu e-mail poruka u budućnosti.

Sadržaj poruke – mora biti jasan, kratak i nedvosmislen. Bez puno okolišanja napišite sve što je bitno za primatelja, a ako su potrebna posebna pojašnjenja, pitanja i pregovori, najbolje bi bilo organizirati poslovni sastanak. Kada se nekome obraćate po prvi puta, ukratko predstavite sebe i svoju tvrtku, a zatim opišite sam predmet poruke (ono zbog čega se obraćate primatelju) ili postavite upit. Kada odgovarate na poruke, uvijek izbjegavajte šablonske odgovore te se drugoj strani obraćajte osobnim, pristupačnim, ali poslovnim tonom.

Pravopis i oblikovanje teksta – ako želite ostaviti dojam pismenosti, uljudnosti i profesionalnosti, radi se o nekoliko vrlo bitnih stavki. Posebnu pažnju obratite na pogreške koje nikako ne biste smjeli napraviti. Korištenje tiskanih slova znači vikanje ili obraćanje povišenim tonom i zasigurno nije poželjno u vašoj poslovnoj komunikaciji. Početno slovo u riječi „Vaš/Vaša“ može biti veliko isključivo ako se nekome obraćate u jednini. Kako bi vaša poruka izgledala pregledno, koristite odlomke te izbjegavajte pisanje cijele poruke u jednom odlomku zbog otežanog čitanja na mobitelu ili tabletu (sve češći uređaji za primanje takvih poruka).

Pozdrav i potpis – uvijek ih napišite, na kraju svake e-mail poruke. U poslovnoj komunikaciji izbjegavajte neformalne pozdrave poput „Lp“ i „Pozz“. Skraćeni pozdravi ne ostavljaju dojam profesionalnosti te se čini kao da niste imali dovoljno vremena ili volje napisati puni pozdrav. Potpišite se ispod svake poruke koju šaljete, a ukoliko ste sa sugovornikom već izmijenili nekoliko poruka, dovoljno je napisati svoje ime na kraju.

Provjera prije slanja svake e-mail poruke neophodna je. Provjerite nekoliko puta poruku koju ste napisali, uključite provjeru pravopisnih pogrešaka u internet pregledniku – drugim riječima, napravite sve kako bi pravopisne pogreške bile svedene na minimum.

Elektroničke poruke koristimo u svakodnevnoj komunikaciji s poslovnim partnerima. Vrlo je važno da su pravilno napisane, pogotovo ako je prvi kontakt s potencijalnim poslovnim partnerom ostvaren putem elektroničke pošte, jer upravo ta prva poruka predstavlja vašu tvrtku, proizvode i/ili usluge koje mu predstavljate.

map-markerphoneenvelope